Перед отпуском сотрудник может столкнуться с тем, что руководитель забыл о согласованных выходных и пишет: «Увидимся в понедельник!». Такая ситуация возникает даже тогда, когда работник заранее предупредил начальство о своих планах. Как пишет Wired, в рабочем общении важные сведения полезно повторять несколько раз.
Первую заявку на отпуск стоит оформить заранее и обязательно зафиксировать. Для этого подойдет корпоративная система учета времени, общий календарь или электронное письмо с понятной темой. Руководитель должен подтвердить согласование, а сроки подачи лучше заранее обсудить с ним: обычно достаточно четырех-шести недель, но для свадьбы или невозвратной поездки допустимо предупредить за полгода.
Примерно за две недели до начала отдыха о нем следует напомнить руководителю и коллегам устно. Удобнее всего сделать это на индивидуальной встрече с начальником и на общем совещании команды. Вопросы о передаче обязанностей лучше обсудить с руководителем лично, чтобы он успел принять необходимые решения.
За неделю до ухода нужно письменно предупредить клиентов и сотрудников других подразделений, если они зависят от вашей работы. Использовать можно электронную почту или привычный рабочий мессенджер. Такое уведомление даст адресатам время задать вопросы, пока сотрудник еще доступен.
За два рабочих дня до отпуска рекомендуется отправить короткое сообщение всем, кого касается отсутствие. В первой строке следует указать дату начала отдыха и день возвращения к работе, причем важна именно дата выхода, а не последний день отпуска. Данные о замещающем сотруднике можно вынести в отдельный абзац, а подробные инструкции разместить в общем документе и прикрепить ссылку.
В день ухода стоит установить в рабочем мессенджере статус «отсутствую» и указать дату возвращения, при желании добавив подходящий эмодзи (графический символ). Для особенно забывчивых коллег и руководителей можно заранее настроить автоматическое сообщение на первое утро отпуска. Оно должно быть коротким, доброжелательным и напоминать об отсутствии, не создавая у получателя ощущения упрека.